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A área de Compras na hotelaria é central para o sucesso dos estabelecimentos. Afinal, este setor é responsável por abastecer a empresa com os recursos necessários para o bom funcionamento das operações.
Além disso, o trabalho dos profissionais de Compras está diretamente relacionado ao nível de excelência do serviço e do atendimento proporcionados aos hóspedes. Até porque, em um mercado cada vez mais competitivo (entre OTAs e Airbnb), a área de Compras na hotelaria é fundamental para que hotéis e pousadas equilibrem os custos, sem prejudicar a qualidade dos serviços e as finanças.
Você é um profissional de Compras ou é um gestor que atua nessa área? Então, é provável que enfrente alguns dos obstáculos que listamos a seguir.
Confira, aprenda como superar tais dificuldades e aumente a eficiência das suas compras!
Entre os principais obstáculos que o profissional de Compras na hotelaria enfrenta em seu dia a dia, destacamos:
1. Comunicação ineficiente entre as áreas;
2. Encontrar bons fornecedores;
3. Manter o bom relacionamento com todos os envolvidos;
4. Acompanhar as mudanças do mercado;
5. Elaborar de forma mais precisa o planejamento e a previsão de compras.
Quer entender melhor esses desafios e saber como superá-los para tornar a área de Compras em seu hotel ou pousada mais eficiente? Siga a leitura deste artigo. É sobre isso que falamos a seguir!
Quando as áreas não se comunicam de forma clara e objetiva, o profissional de Compras:
» Não consegue prever de maneira eficiente as necessidades de reposição;
» Não tem como saber as especificidades dos produtos solicitados. Consequentemente, a tarefa de encontrá-los se torna mais difícil.
No fim, tudo isso pode gerar prejuízos por conta da compra de produtos incorretos ou pela da falta ou excesso de itens no estoque.
— Estabeleça um processo padronizado para a solicitação de produtos. Para isso, você pode, por exemplo, criar um modelo de documento em que as áreas precisam detalhar as especificações dos itens que necessitam.
— Tenha um sistema de controle de uso, para que o profissional de Compras possa antecipar necessidades de reposição e avaliar o tempo médio necessário para a recompra futura.
— Promova programas de integração entre as diferentes áreas. Isso ajudará outros setores a entenderem melhor as necessidades da área de Compras – e vice-e-versa.
Encontrar o fornecedor ideal é um desafio e tanto na área de Compras na hotelaria. Afinal, não basta apenas encontrar o provedor mais barato, também é fundamental levar em conta:
» A qualidade dos produtos. Isso se reflete diretamente na qualidade dos serviços e do atendimento do estabelecimento, na experiência dos hóspedes e, em última instância, na reputação da marca.
» O alinhamento do fornecedor com os valores da organização. Se seu hotel se posiciona como defensor do meio ambiente, por exemplo, não pode fazer negócios com empresas que vão de encontro a essa causa.
» A excelência dos serviços. Analise, por exemplo, se seus possíveis fornecedores possuem central de atendimento qualificada, se cumprem prazo, se oferecem garantias etc.
» O atendimento às necessidades específicas. Ou seja, se possuem exatamente itens que seu hotel precisa – e não similares e/ou de qualidade inferior.
— Participe de eventos nas áreas de interesse do seu estabelecimento. Assim, você conhecerá diversas opções de fornecedores e poderá avaliar quais mais se encaixam em suas necessidades.
— Da mesma forma, busque informações em canais como, por exemplo: sites especializados, fóruns online da área em questão, revistas do segmento etc.
— Outra maneira interessante de ter acesso a uma boa lista de possíveis fornecedores é fazendo parcerias com associações ou organizações do setor do qual você quer contratar os serviços.
— Além disso, avalie a satisfação de clientes dos fornecedores que você está pensando em contratar. Se possível, converse com tais clientes para conhecer a percepção deles sobre a qualidade dos produtos, do atendimento e dos serviços oferecidos pelos provedores em questão.
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Como escolher os melhores fornecedores na hotelaria
Muitas vezes o profissional de Compras na hotelaria precisa assumir o papel de equilibrista. Afinal, balancear os interesses de gestores de diferentes áreas, dos sócios ou donos do estabelecimento, dos profissionais de vários setores do hotel, dos hóspedes e dos próprios fornecedores exige certo malabarismo. Até porque…
» O diretor financeiro quer que você fique dentro de certo limite de gastos;
» Porém, os profissionais solicitam produtos que estão acima da média do orçamento;
» Os hóspedes reclamam da qualidade de determinado item;
» Enquanto o fornecedor se queixa de que não pode mais baixar o preço.
Difícil, não?
— O segredo para atender a essas diferentes demandas, sem prejudicar o relacionamento com ninguém, é controlar a informação. Para isso, faça uma análise macro das operações desses diferentes profissionais e áreas e entenda as questões que divergem e as que convergem.
— Digamos, por exemplo, que o orçamento não cubra o preço de certo produto/marca exigido por uma área. Neste caso, você pode, por exemplo, avaliar com o fornecedor a compra de uma maior quantidade, com um preço melhor, e negociar com o financeiro uma verba maior, mas que vai repor aquele item por muito mais tempo. Ou seja, dessa forma, o valor separado para duas compras de um produto de menor qualidade poderá ser utilizado em uma compra maior de um item de melhor qualidade.
— Além disso, analise os valores, a missão e o posicionamento do hotel ou pousada. Se o seu estabelecimento se propõe a ser o mais barato, faz sentido economizar na compra de determinados produtos. No entanto, se a missão é oferecer a melhor experiência possível, não dá para economizar se isso prejudicar a qualidade da estadia. Esse é um argumento importante na hora de negociar o orçamento com seus gestores.
O profissional de compras na hotelaria precisa ficar atento às tendências e aos movimentos que afetam direta e indiretamente o seu trabalho.
Estamos falando de questões como:
» Tendências dos setores relacionados ao seu trabalho – como, por exemplo, mercado dos produtos que você compra; mercado de viagens e turismo; mercado de hospedagem; etc.
» Tendências de consumo que afetam a maneira como as pessoas escolhem produtos, empresas e serviços.
» Tendências tecnológicas que impactam diretamente nos processos do seu trabalho ou no comportamento/demanda dos consumidores.
Quer ver um exemplo de movimento que, a princípio, pode parecer não ter nada a ver com Compras, mas que pode ter dar um direcionamento mais estratégico para as decisões dessa área?
Segundo o Conselho Brasileiro da Produção Orgânica e Sustentável, o mercado brasileiro de orgânicos faturou R$ 4 bilhões em 2018, resultado 20% maior do que o registrado no ano anterior. Este crescimento está diretamente relacionado ao aumento da procura dos consumidores por produtos orgânicos. Além disso, tal movimento também está relacionado ao crescimento da valorização de produtos feitos localmente.
Sabendo disso, uma forma de acompanhar essa tendência e destacar seu estabelecimento no mercado é buscando fornecedores de alimentos locais que praticam o cultivo livre de agrotóxicos.
— Para ficar a par das tendências que podem afetar o seu trabalho e seu setor, siga canais que ofereçam informações relevantes nesse sentido. O Blog da Hotelaria, por exemplo, é um deles. Mas, além disso, siga também sites e revistas do mercado de hotelaria e faça parcerias com associações da sua área.
— Também busque fazer cursos, participar de eventos e ler livros que tragam informações relevantes sobre as movimentações do mercado.
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Megatendências do setor de viagens que estão moldando o mercado
Entender o melhor momento para repor produtos e itens e fazer uma previsão adequada da quantidade necessária certamente é um dos principais desafios da área de Compras na hotelaria, especialmente quando há falta de informação e comunicação.
Algumas das principais falhas que fazem com que isso se torne um inconveniente comum no dia a dia de profissionais de Compra são:
» Falta de um sistema de controle adequado para gerenciar a entrada e a utilização dos itens.
» Falta de integração entre as diferentes áreas, fazendo com que seja difícil para o comprador acessar informações relevantes que podem ajudá-lo a prever com mais eficiência.
» Falta de organização dos dados e desinteresse em entender a fundo o fluxo de entrada e saída de recursos.
» Falta de categorização dos itens, tornando o controle ainda mais complicado.
— Para aperfeiçoar o planejamento na área de Compras você precisa ser capaz de identificar como e quando sua empresa usa bens e serviços, e criar uma estratégia inteligente e ajustável para reabastecimento e renovações em tempo real.
— Para isso, é preciso que haja um sistema padronizado de coleta e organização das informações. Um software de gestão pode ser muito útil nesse sentido, mas até mesmo um controle por meio de planilhas já é um passo e tanto para organizar melhor essa área.
— Além disso, é importante criar uma categorização padrão para cada tipo de produto. Afinal, isso facilitará a análise de tais itens.
— Esse sistema também deve ter uma forma de registrar a data de compra, a entrada dos itens e o nível de utilização ao longo do tempo.
— Essa organização das informações pode dar uma melhor noção de questões como, por exemplo: tempo médio de utilização (que ajudará a prever a recompra); quantidade média de utilização (permitindo que seja avaliada a possibilidade de ajustar os volumes de compras); e assim por diante.
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21 ferramentas para ajudar na gestão hoteleira
→ Você enfrenta esses desafios no seu dia a dia?
→ Se sim, o que faz para superá-los?
→ Existe algum desafio que não colocamos nessa lista e que faz parte do seu trabalho na área de Compras? Qual?
→ Deixe seu comentário com sua visão e sugestões!
Estamos planejando escrever mais sobre a área de Compras na hotelaria e, com sua ajuda, poderemos conhecer melhor a realidade deste setor para, assim, ajudá-lo de maneira mais direcionada.
Sucesso!
