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Gestão do fluxo de caixa na hotelaria

Gestão do fluxo de caixa na hotelaria

Por Redação Blog Gazin Atacado • 1/08/19

A gestão do fluxo de caixa na hotelaria pode ser o fator decisivo entre um negócio saudável e um estabelecimento à beira da falência.

Leia este artigo e entenda por que gerenciar de maneira organizada o seu capital é tão importante para sobrevivência da sua empresa. Além disso, aprenda dicas práticas para acompanhar de maneira mais eficiente a movimentação financeira do seu hotel ou pousada. 

A importância do fluxo de caixa na hotelaria 

Segundo o Sebrae, “fluxo de caixa é todo dinheiro que passa pelo caixa da empresa – tanto o que foi recebido quanto o que foi gasto – durante um espaço de tempo definido”.

“Funciona como uma importante ferramenta de gestão financeira. Afinal, ajuda a projetar todas as entradas e saídas de recursos financeiros, indicando como será o saldo de caixa para o período selecionado.”

Ou seja, a gestão do fluxo de caixa nada mais é que o processo que controla a entrada e a saída de dinheiro da empresa em um determinado período. 

fluxo de caixa na hotelaria

Esse é um processo que pode parecer simples. No entanto, não são poucos os estabelecimentos que não acompanham essa movimentação financeira.

Como consequência, a falta de organização dessas valiosas informações faz com que o gestor acabe se perdendo e, assim, não saiba ao certo quanto dinheiro entrou e quanto deverá sair. 

Como você pode imaginar, isso é muito perigoso, e pode resultar no fechamento da empresa. 

Afinal, sem uma correta gestão do fluxo de caixa na hotelaria, é fácil ser enganado pelo saldo positivo do caixa atual, sem se dar conta de que a empresa não terá dinheiro para cumprir seus compromissos financeiros da semana que vem.

Aí, quando o gestor perceber o “furo” nas finanças, pode ser tarde demais… 🤯

Por outro lado, se feita de maneira eficiente, a gestão do fluxo de caixa pode oferecer as seguintes vantagens:

fluxo de caixa na hotelaria

Melhor previsão financeira. Ou seja, ajuda a identificar, por exemplo, períodos futuros em que o caixa estará no vermelho. Assim, é possível criar ações estratégicas antecipadas para suprir as necessidades financeiras daquela ocasião. 

Informações para guiar decisões estratégicas. Antes de decidir investir em determinada ação de marketing, por exemplo, o gestor poderá verificar se terá dinheiro suficiente em caixa para cumprir as responsabilidades do negócio e pagar os custos extras de tal promoção. 

Menos custos inesperados. Com um controle mais firme do fluxo de caixa na hotelaria, é possível ter mais clareza sobre o cronograma de pagamentos. Isso, por sua vez, evita multas e prejuízos gerados por atrasos e esquecimento de contas, tarifas, impostos etc. 

Desenvolvimento de um forecast mais preciso. A correta gestão do fluxo de caixa na hotelaria pode ainda ajudar o gestor a entender melhor o desempenho do negócio, identificando padrões de entrada de capital. Com isso, ficará mais fácil fazer uma previsão da demanda futura – e se preparar adequadamente para isso. 

Aprenda mais:

Forecast na hotelaria: antecipando possíveis resultados e cenários
Dicas de forecast: 4 passos para aprimorar a previsão de demanda na hotelaria  

3 dicas para aumentar a eficiência da gestão do fluxo de caixa na hotelaria 

Muito bem, agora você já entende melhor a importância do fluxo de caixa na hotelaria e sabe todos os benefícios que essa prática pode trazer para a saúde financeira do seu estabelecimento. 

O próximo passo? Aprender a acompanhar de maneira eficiente a movimentação financeira do seu estabelecimento.

As dicas abaixo irão ajudá-lo nesse sentido! 

1) Crie um plano de contas detalhado 

fluxo de caixa na hotelaria

O primeiro passo para uma gestão eficaz do fluxo de caixa é organizar as despesas e os créditos da empresa, criando categorias específicas para separar devidamente as entradas e saídas de dinheiro por área e/ou tipo. E é para isso que serve o plano de contas! 

O plano de contas organiza e categoriza os pagamentos e recebimentos. Além de ser uma ótima maneira de fazer o acompanhamento do fluxo de caixa, esse documento é essencial para reunir informações contábeis. 

A estruturação do plano de contas pode variar de acordo com o tipo e o tamanho do negócio. Pensando em uma realidade da hotelaria, este seria um exemplo de classificação: 

Entradas:

• Reservas pelo site.
• Reservas na recepção.
• Reservas por telefone.
• Contratação de serviços.
• Refeições no restaurante.
• Compras no quarto.
• E assim por diante.

Saídas:

• Fornecedores de eletrodomésticos.
• Fornecedores de alimentos.
• Fornecedores de limpeza.
• Folha de pagamento.
• Reformas.
• Impostos.
E assim por diante. 

Além disso, é possível criar subcategorias em cada um desses itens, especificando ainda mais a origem do lucro ou do gasto. Afinal, quanto mais detalhado for seu plano de contas, mais conhecimento sobre cada movimentação do seu capital você terá! 

Dessa forma, será possível entender, por exemplo, quais áreas estão trazendo mais retorno financeiro e quais estão gerando mais gastos. A partir daí, você pode aproveitar melhor suas fontes de receita e criar ações para diminuir custos desnecessários. 

Aprenda mais!

Centros de custos e de lucros – o que são e como eles podem ajudar na gestão financeira
Planilha do Sebrae para gerenciar o fluxo de caixa da sua empresa  

2) Crie processos para acompanhar a movimentação financeira 

Contudo, não adianta ter um plano de contas superdetalhado e não alimentá-lo com as informações necessárias para que ele funcione. O panorama do seu fluxo de caixa será tão claro quanto seu comprometimento em fazer os registros de maneira correta.

Por isso, é importante ter processos bem estabelecidos sobre como esse acompanhamento funcionará. 

Nesse sentido, é preciso determinar questões como, por exemplo: 

a) Responsáveis pelos registros

Quem serão os profissionais que devem fazer os apontamentos no documento de controle do fluxo de caixa? É crucial estabelecer com clareza essa função, uma vez que isso evita, por exemplo, que um colaborador deixe de realizar um registro pensando que outro funcionário irá fazer isso. 

b) Quais serão as ferramentas utilizadas

Sim, é possível fazer a gestão do fluxo de caixa na hotelaria por meio de planilhas Excel. No entanto, existem diversas ferramentas digitais de baixo custo que ajudam a automatizar essa tarefa. Pesquise e entenda qual atende melhor suas necessidades.

Aprenda mais!
21 ferramentas para ajudar na gestão hoteleira  

c) Necessidade de treinamento

Seja qual for a plataforma utilizada, é provável que seja necessário preparar os profissionais para utilizá-la. Isso é muito importante, pois vai evitar que registros feitos de maneira incorreta conduzam a conclusões erradas sobre a situação financeira do seu estabelecimento. 

  • Digamos, por exemplo, que um hóspede pagou via cartão de crédito. Portanto, você só vai poder contar com a entrada daquele dinheiro quando a bandeira de cartão liberar o pagamento.
  • Agora, imagine que o profissional tenha registrado aquela reserva nas Entradas, mesmo sem ter recebido o pagamento em si.
  • Dá para imaginar a confusão que isso pode causar, certo?

3) Desenvolva um cronograma de pagamentos e recebimentos 

A grande vantagem de fazer o acompanhamento financeiro da empresa é que, com isso, você terá mais informações sobre o capital do seu estabelecimento. Esse conhecimento, por sua vez, se traduz em um planejamento mais eficiente. 

Nesse sentido, faz parte da gestão do fluxo de caixa na hotelaria o desenvolvimento de um cronograma relacionado às finanças do estabelecimento. 

Para isso, você pode, por exemplo: 

Criar um calendário anual de pagamentos. Nele, inclua aqueles gastos certeiros, que provavelmente não sofrerão muitas alterações de valor ao longo dos meses – como, por exemplo: aluguel, impostos, folha de pagamento etc.

Analisando os pagamentos a receber, faça um cronograma das entradas de dinheiro que deverá receber nos próximos meses.

Há também a possibilidade de fazer um calendário de estimativa de gastos. Para isso, liste alguns custos variáveis, fazendo uma previsão do gasto médio para os próximos períodos – como, por exemplo: custo médio da eletricidade, custo médio de gastos com alimentação etc.

Além disso, há a possibilidade de, a partir das informações do fluxo de caixa em períodos anteriores, fazer uma previsão de demanda, adiantando uma potencial média de recebimentos futuros. 

A partir disso, você terá um panorama mais amplo e claro de quanto terá que gastar nos próximos meses e quanto receberá. 

Fazendo esse balanço, será possível entender se o negócio terá capital extra para possíveis investimentos ou se você precisará pensar em ações (promoções, campanhas sazonais ou solicitação de um empréstimo) para suprir as necessidades de pagamento.  

Outras dicas de gestão financeira na hotelaria:

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6 dicas de gestão financeira para o seu hotel ou pousada
6 falhas de gestão financeira na hotelaria
8 erros de gestão que estão deixando sua empresa no vermelho
6 dicas básicas para uma Gestão Financeira eficiente
4 sinais de que as finanças da sua empresa podem estar em perigo
Como gerenciar os processos de seu hotel ou pousada
O que é revenue management e por que seu hotel deveria utilizar essa metodologia
5 passos para começar a utilizar o revenue management em seu hotel ou pousada
8 dicas para utilizar o revenue management na hotelaria com mais eficiência  

Esperamos que essas dicas o ajudem a realizar o correto acompanhamento da movimentação financeira do seu estabelecimento e, assim, tenha mais informações em mãos para tomar melhores decisões sobre as estratégias do seu negócio.

Sucesso!

Imagens: Freepik; Rawpixel

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