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Especialista dá dicas para uma gestão de estoque eficiente – no Natal e o ano inteiro

Especialista dá dicas para uma gestão de estoque eficiente – no Natal e o ano inteiro

Por Redação Blog Gazin Atacado • 11/11/16

A eficiência do estoque depende de uma gestão integrada de todas as áreas da empresa. Quem faz essa constatação é Patrick Piazza Santiago, gerente de contas da Sispro, empresa fornecedora de sistemas de gerenciamento empresarial. O especialista em gestão afirma que para ter um controle eficiente do estoque não basta apenas cuidar desse setor. Desde a área de compras, o comercial e até o financeiro, tudo isso influencia a qualidade do estoque da loja.

Confira a entrevista com ele e entenda como sua loja pode fazer essa gestão integrada, garantindo bons resultados no Natal e em todos os períodos do ano.

O Natal está quase aí… Existe algo o lojista pode fazer agora para preparar o seu estoque para essa importante época para o varejo?

Não existe uma receita de bolo para que, em tão curto tempo, ele consiga manter o estoque saudável. Em relação a sistemas (softwares automatizados), por exemplo, já não dá mais tempo implantar uma ferramenta que possa auxiliá-lo em termos de métricas e relatórios, e que possa ajudá-lo ainda para o Natal. Então, as medidas que ele pode tomar são as medidas de processo e de pessoas.

O que o lojista precisa fazer no que diz respeito a pessoas para garantir uma boa gestão de estoque no Natal?

Ele precisa ter pessoas adequadas, que executem um processo interno eficiente, seguro, para evitar desvio de mercadoria, roubo, esse tipo de coisa internamente. Isso normalmente acontece muito dentro do varejo.

patrick-piazza-santiagoHá uma pesquisa recente dizendo que 64% da perca de estoque é por desvio dos próprios funcionários. Esse é um número muito alto. Então, como não há muito tempo a partir de agora, a primeira coisa que ele deve providenciar para o Natal é ter pessoas confiáveis que tomem conta do estoque.

Uma outra medida que pode ser tomada nesse sentido também é a instalação de câmeras de vigilância no estoque, para que o empresário possa monitorar os produtos. É algo que ajuda e inibe bastante ações como roubo e desvio de mercadorias.

E quanto aos processos, o que o varejista precisa fazer?

Ele precisa ter processos estabelecidos em relação ao estoque. É fundamental controlar entradas, saídas e transferências. Isso só é feito com processos e sistemas que ajudem o empresário nesse sentido. Mas como, agora, não há tempo hábil para instalação de um sistema, o lojista deve focar nos processos para controlar todas as ações relacionadas ao estoque.

É essencial trabalhar com documentos de requisição e de saída de estoque, controlando a entrada, a saída, quem solicitou, qual produto, o número de itens etc. Isso precisa estar muito claro para quem faz essa gestão. É preciso fazer todo o controle dessas movimentações internas.

gestao-estoque-2É muito importante também que o estoque esteja devidamente endereçado, ou seja, que as pessoas que manipulam os produtos saibam exatamente onde estão cada item. Isso facilita a separação, o pagamento dessa mercadoria para a área de vendas e tudo mais.

É muito comum vermos gargalos no estoque porque as pessoas que estão ali trabalhando, quando chega um pedido ou uma ordem de venda, não fazem ideia de onde a mercadoria se encontra no estoque.

Então, esse é outro fator que o lojista pode tentar resolver de uma forma mais rápida para ter resultados já no Natal. Crie um mapa, faça um endereçamento, deixe os produtos bem organizados, com o funcionário sabendo onde está cada item – tanto para conseguirem guardar da forma correta, quanto para localizar rapidamente quando chega uma ordem de venda.

Dica de leitura:

Clique aqui para aprender quatro dicas sobre como realizar uma gestão de estoque eficiente.

E quanto ao planejamento de compra, como o lojista pode se preparar para que não faltem produtos, mas que também não sobrem muitas mercadorias no estoque?

Nesse sentido, ele vai ter que analisar o histórico dos últimos anos, analisar o que mais vendeu, o que menos vendeu, o que ficou parado, o que teve o maior giro, o que faltou, o que os clientes procuraram e não conseguiram encontrar.

Esse tipo de histórico pode ajudar bastante para ele saber o que precisa comprar e que tipo de estoque ele precisa manter agora para o Natal.

Porém, muitas vezes você está com produtos novos para vender e você realmente não tem como saber se aquele produto vai ter a saída que você imagina, se você precisa comprar muito ou comprar pouco.

É nessas horas que um sistema faz muita falta, porque ele consegue trazer, a nível de dados e informação, todo o histórico passado e também prever o futuro, baseado na tendência de venda de determinados itens. Existem ferramentas hoje, como o BI (Business Intelligence), que chegam nesse nível de análise.

Dica de leitura:

Quer aprender como calcular o giro de estoque? Clique aqui e leia o artigo em que ensinamos você a avaliar esse fator em sua loja.

De modo geral, não só no Natal, quais são os principais desafios enfrentados pelo varejo em relação à gestão de estoque?

São vários! Um dos principais é manter o equilíbrio entre o que se compra e o que se vende, fazendo não só uma gestão de estoque, mas uma gestão integrada de diferentes processos da empresa – a gestão de compras, a gestão de vendas e a gestão financeira.

Trabalhar só a gestão do estoque não é suficiente, tem toda um gerenciamento integrado em volta desse conceito de estoque, e que as pessoas às vezes esquecem.

Poderia explicar como a gestão dos diferentes setores estão interligadas à gestão do estoque?

Temos a gestão de compra, de estoque, a gestão financeira e de vendas:

Gestão de compra

Gestão de compra e gestão de estoque são dois processos que estão fortemente ligados. Porque eu preciso saber exatamente o que comprar, quando comprar, quanto comprar e também garantir a melhor relação entre custo e qualidade. Esse é o papel da gestão de compras – que vai abastecer o estoque.

Gestão de estoque

gestao-estoque-4Já a gestão de estoque, deve garantir que a quantidade física do estoque seja igual à quantidade registrada no sistema de controle. Eu preciso que esses dois saldos sejam equivalentes, inclusive para orientar a área de compras.

Outra questão que é parte da gestão do estoque é saber como e onde armazenar – o que eu falei antes sobre endereçamento. É preciso que esteja muito claro na cabeça das pessoas que manipulam o estoque, como elas devem armazenar os produtos visando a qualidade, a organização, a facilidade de separação e entrega disso.

É também papel do estoque que todas as entradas, saídas e transferências sejam devidamente registradas – seja por meio de um software, por alguma planilha ou mesmo por papéis. Mesmo que não tenha uma ferramenta específica, é fundamental ter esse controle.

Além disso, o gestor precisa garantir a segurança do estoque, com comentei antes: ter câmera de segurança, dar acesso somente a pessoas autorizadas e de confiança, visando a diminuição do desvios e roubo de produtos.

Gestão financeira

É papel da gestão financeira, algo que também está diretamente ligado à gestão de estoque, manter o fluxo de caixa saudável. Dessa forma, o lojista saberá quando pode comprar mais produtos, quando as parcelas de compra irão vender. Assim, é possível criar um calendário de compra, baseando-se no fluxo de caixa.

Dica de leitura:

Clique aqui e aprenda como organizar o fluxo de caixa da loja.

Gestão de vendas

A gestão de vendas tem um papel fundamental na gestão de estoque, que é abastecer todas as outras áreas – compras, estoque e financeiro – com informações. É o comercial que sabe quanto de cada produto é vendido, quais são os clientes que mais compram, o que determinado cliente compra mais.

Por exemplo: quando um cliente compra determinado produto, ele também leva um outro produto relacionado. Nesses casos, a área de vendas pode informar ao setor de estoque e de compras, para que eles sejam comprados e armazenados em conjunto. Então a área comercial municia todas as outras áreas com informações.

Como os lojistas podem trabalhar para garantir que todos esses processos sejam executados de forma eficiente e integrada?

gestao-estoque-1Nesse sentido, é importante que o lojista tenha um controle por meio de softwares especializadas. Existem alguns sistemas que são importantes para uma gestão efetiva do varejo. O primeiro deles é o sistema ERP, que integra informações de diferentes departamentos.

Essa ferramenta pode fazer a gestão das áreas de estoque, de compras, financeira e de vendas, integrando as informações desses setores. É nessa plataforma que se faz cadastro de produto, de cliente, de fornecedor, que se dá entrada em uma nota de compra, fatura uma nota de saída, etc.

Outro sistema importante é o CRM, que faz a gestão do relacionamento com os clientes. Essa ferramenta vai nos ajudar a definir tendências de compra, a entender o histórico, quem são os clientes mais ativos, que tipo de produtos determinados clientes já compraram e que produtos eles podem a vir procurar no futuro.

Esses dados vão ser integrados no ERP, que vai alimentar todos os setores – incluindo o estoque – com essas informações estratégicas. Então, o ERP tem informações operacionais, sobre o que acontece no dia a dia da loja, e o CRM vai me dar informações sobre os clientes, sobre aquilo que traz receita.

Dica de leitura:

Para conferir nossas dicas sobre como escolher o CRM ideal para sua loja clique aqui e acesse nosso artigo sobre esse tema.

E o pequeno e médio lojista que não tem como investir em todos esses sistemas, qual é a melhor saída para ele conseguir fazer essa gestão integrada e controlar o estoque de maneira eficiente?

Muitas vezes é realmente difícil para o pequeno empresário investir na compra de softwares como esses, pois, além da compra e da mensalidade, também tem a demanda de recursos humanos, porque é preciso ter um profissional de TI para gerenciar essas ferramentas.

Geralmente o pequeno lojista tende a tomar decisão baseado na experiência. De qualquer forma, é possível encontrar sistemas voltados especificamente para a realidade do pequeno empreendedor.

Além disso, como o fluxo do pequeno lojista é menor, também é possível ele fazer esse controle por meio de uma planilha. Se você fizer uma rápida pesquisa na internet, vai encontrar planilhas já configuradas justamente para a gestão de estoque. Na falta de um sistema, o Excel é a melhor ferramenta para fazer esse gerenciamento.

O que essa planilha precisa ter para que o lojista possa acompanhar de perto a movimentação do estoque e fazer uma gestão eficiente?

Esse acompanhamento na planilha deve estar diretamente ligado aos dois itens que comentei no início: processos e pessoas. O primeiro problema que ele deve resolver: processo. Como vai funcionar o processo dele? Como é o procedimento para a compra? Como será o procedimento para armazenamento e organização?

gestao-estoque-3É de extrema importância que, seja com sistema ou planilha, ele crie procedimentos para fazer essa gestão do estoque. Por exemplo, criar um documento de compra. Assim, quando ele contratar alguém para essa função, ele vai passar o procedimento que a empresa usa para orientar o profissional.

Da mesma forma com todos os setores. Mesmo que ele não tenha o sistema automatizado, é importante ter organização, criar essas normas – de compra, de estoque, de venda, financeiro e tudo mais.

Então, ele cria esses procedimentos, ligados aos processos como um todo da empresa, que, por sua vez, também estão ligados a pessoas. Essa fusão de pessoas, processos e procedimentos é que vai fazer ele ter uma gestão eficiente do estoque.

Recapitulando

Confira a seguir as principais dicas do especialista:

  • Cuide da segurança do estoque, dando acesso somente a pessoas autorizadas e de confiança e instalando câmeras de vigilância.
  • Crie procedimento relacionados aos processos de todas as áreas. Assim, ficará mais fácil fazer o controle e a análise das movimentações.
  • Se possível, invista em sistemas para fazer o gerenciamento automatizado dos processos da loja.
  • Se não tiver um software específico, faça esse controle manualmente, por meio de planilhas.
Imagens: Freepik

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