Nossas Sugestões

Como desenvolver seu procedimento operacional padrão (POP)

Como desenvolver seu procedimento operacional padrão (POP)

Por Redação Blog Gazin Atacado • 27/07/15

Clique na imagem para participar da pesquisa que vai ajudar na construção de sua loja no futuro.


No último texto sobre o curso de Formação de Líderes da Academia do Varejo, você viu que, no módulo “Processos”, o especialista em vendas Rodrigo Saporiti fala sobre a importância de criar procedimentos operacionais padrões (POPs) para sua loja.

–> Se não leu este texto, clique aqui e confira.

Mas não basta entender que algo é importante, é preciso saber como fazer, certo?

Por isso, nesta mesma aula, Saporiti também explica de que forma você pode estruturar um POP. e o caminho que ele indica é este: 

  1. pop_procedimento operacional padrão (2)Nome do POP: Nome do processo ou atividade a ser trabalhada.
  2. Objetivo do POP: A que ele se destina, qual a razão de sua existência e sua importância.
  3. Documentos de referência: Quais documentos poderão ser usados ou consultados quando alguém for usar ou seguir o POP? (Podem ser manuais, outro POP, códigos, etc.)
  4. Local de aplicação: Onde se aplica aquele POP? Qual é o mbiente ou setor ao qual esse POP é destinado?
  5. Siglas: Caso sejam usadas siglas no POP, é preciso explicá-las. Um colaborador novo, por exemplo, pode não entender uma sigla que é comum para quem já trabalha há tempos na loja.
  6. Descrição das tarefas e etapas com os executantes e responsáveis: O executante é uma pessoa, o responsável é outra. Pode acontecer de o executante ser o responsável também. Mas nem sempre é assim.
  7. Passo a passo explicando todos os procedimentos a serem seguidos: Tudo de forma bem explicativa e, às vezes, até mesmo óbvia. O que é óbvio para você, pode não ser para outra pessoa.

Exemplo de POP 

Vamos supor que o você esteja criando um POP para estabelecer os procedimentos operacionais padrões para a abertura e fechamento do caixa. Seria mais ou menos assim:

Nome: Abertura e fechamento de caixa.

pop_procedimento operacional padrão (1)

Objetivo: Evitar erros nas transações de valores na loja durante o dia, gerando uma relação exata dos saldos e movimentações de caixa e disponibilizando o caixa “zerado” para o próximo operador.

Documentos de referência: POP de identificação de fraudes, POP de utilização de sistema, Manual de Contabilidade da loja.

Local de aplicação: Caixa, financeiro.

Siglas: ECF – Emissor de cupom fiscal, CRZ – contador de redução Z.

Descrição das tarefas e etapas com os executantes e responsáveis: O executante é o profissional de caixa, o responsável é o gerente.

Passo a passo explicando todos os procedimentos a serem seguidos:

1º passo: Ligue as máquinas de cartão, a máquina de cheque, o computador e a impressora.
2º passo: Verifique se todos os equipamentos estão em perfeitas condições de uso. Caso algum esteja falhando ou danificado, informe ao supervisor.
3º passo: Abra o sistema utilizando seu login e senha. Caso o sistema não carregue, informe a seu supervisor.
4º passo: Faça a leitura X.
5º passo: Abra o caixa e retire os valores guardados no cofre pelo operador de caixa na noite anterior.
6º passo: Separe e registre no sistema a entrada correspondente ao valor de fundo de caixa, preferencialmente utilizando cédulas e moedas de pequeno valor.
7º passo: Providencie o encaminhamento dos para que os valores excedentes para o depósito.
8º passo: Providencie o envio de malotes para as outras lojas (documentação, produtos, demissão de funcionários, atestados, algo para a contabilidade, etc.).
9º passo: Observe a limpeza do local e providencie materiais de trabalho faltantes para os procedimentos de caixa (canetas, clips, etc).
10º passo: Ao longo do dia, registre as entradas e saídas financeiras que ocorrerem, utilizando o sistema de forma correta para cada operação, conferindo e anexando documentos que as comprovam.
11º passo: As sangrias de caixa devem ser sempre registradas, e suas ocorrências devem ser realizadas apenas em situações especiais, tais como transferências de valores altos para o cofre, por exemplo.
12º passo: Da mesma forma que a sangria, o suprimento ou reforço de caixa só deve ocorrer em situações especiais – como, por exemplo, falta de troco.
13º passo: Para facilitar a contabilização dos pagamentos do dia, separe os seguintes documentos com clipes em lotes comuns, agrupando: cheques à vista, cheques pré-datados, comprovantes de vendas com cartão de crédito, comprovantes de vendas com cartão de débito e assim por diante.
14º passo: Ao final do expediente, faça a contagem dos comprovantes de pagamentos por cartões, separando por bandeiras. Faça o mesmo contando os cheques, os tíquetes e o dinheiro. Contabilize eventuais pagamentos extras, sangrias e suprimentos.
15º passo: Finalize e emita relatórios das máquinas de cartão.
16º passo: Faça a redução Z e compare os resultados com sua contabilização do dia.
17º passo: Guarde os valores em dinheiro e cheques no cofre.
18º passo: Desligue todos os equipamentos.
19º passo: Organize o balcão, guardando materiais de uso e fazendo uma breve limpeza. 
 

Esse passo a passo garante que o dia corra com muito mais tranquilidade e que possíveis problemas sejam evitados – ou mais facilmente contornados, caso seja o caso.

Se você quer ter mais exemplos e aprender melhor como o POP pode ajudar a garantir a excelência de sua gestão, assista à aula completa de Rodrigo Saporiti no módulo “Processos” do curso de Formação de Líderes da Academia do Varejo. O curso é totalmente gratuito. Basta inscrever-se para assistir as aulas online. Clique aqui e saiba mais.

 

Imagens: freepik

Quer mais novidades Gazin Atacado? Curta nossa página!


1 | Deixe seu comentário
Recomende este post: 43
Compartilhe:

Fique atualizado com o mercado.
Receba os artigos do Blog do Varejo por E-mail.

Temas relacionados

Post Relacionados

1

comentários em "Como desenvolver seu procedimento operacional padrão (POP)"

Comentar

Em destaque no Blog do Varejo