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Como gerenciar melhor o seu tempo

Como gerenciar melhor o seu tempo

Por Redação Blog Gazin Atacado • 11/02/15

Liderar a equipe de vendas, fazer a gestão da loja, pensar e acompanhar estratégias da empresa. Todas essas são tarefas comuns na rotina dos líderes de vendas, e todas elas demandam um recurso cada vez mais escasso: TEMPO

Perdido entre e-mails, reuniões e relatórios, você sente que seu trabalho não rende e que precisa de um dia com mais horas? Você não está sozinho! A falta de tempo é um problema para grande parte dos profissionais de vendas. Quando se trata de pequenos negócios, em que o líder acaba acumulando tarefas, então, esse problema é ainda maior.

Mas gerenciar melhor seu tempo não é impossível. As dicas que reunimos aqui são a prova disso. Confira, coloque-as em prática e faça seu dia render mais.

ORGANIZAR – PRIORIZAR – AGENDAR

Essa é a base para gerenciar seu tempo com eficiência.  Funciona assim:

1. Organizar

Antes de tudo, liste todas as suas tarefas do período que deseja melhorar a gestão do tempo. Um dia, por exemplo. Separe as atividades por categorias e inclua, em cada uma delas, todas as ações que precisam ser realizadas. Você pode categorizar por tipo de atividade (exemplo: motivação equipe, estratégias de vendas, mensuração de resultados), ou ainda, pode separar as tarefas por projeto ou por área da empresa.

2. Priorizar

Depois de listar tudo o que você precisa fazer, é hora de priorizar as atividades. Coloque as mais importantes no topo da lista. Se achar que ajuda, crie categorias de organização, tais como: muito urgente, urgente, prioridade alta, média ou baixa, e assim por diante.

3. Agendar

Agora que você já sabe o que precisa fazer e o que é mais importante, é hora de incluir essas atividades em sua agenda. Analise o tempo necessário para realizar cada atividade e vá encaixando em suas horas de trabalho diárias.

DICA: Você pode fazer esse esquema diariamente, semanalmente e até mensalmente. Mas como as atividades podem mudar ao longo do caminho, é interessante realizar a organização, priorização e agendamento das atividades semanalmente (toda segunda-feira, por exemplo). Ao longo da semana, todos os dias antes de começar o trabalho, vá analisando as tarefas já feitas, as pendentes e as novas que surgirem.

DICAS PARA MANTER O FOCO

Manter o foco é fundamental para conseguir gerenciar melhor o tempo. Isso porque de nada adianta você organizar, priorizar e agendar suas tarefas se não conseguir ter foco para cumprir a programação de atividades. Então, aí vão alguns conselhos que podem lhe ajudar a se manter fiel à sua agenda:

man315Tempo para responder e-mails e telefonemas

Se você responder cada e-mail assim que chegarem em sua caixa de entrada, terá que parar muitas vezes durante o dia para isso, atrasando suas atividades. O mesmo vale para telefonemas. Programe um tempo determinado para responder e-mails e retornar ligações – das 9 às 11 horas, por exemplo – e, durante o restante do dia, cheque de vez em quando se não há algo importante e só responda se realmente não puder esperar.

eye48Bloqueie distrações

Muitas vezes somos interrompidos não por alguém que bate na porta ou por e-mails que chegam, e sim por nós mesmos. É fácil perder o foco com o celular mostrando a notificação de mensagens no WhatsApp ou o Facebook alertando sobre um novo comentário na sua foto. Por isso, é importante bloquear telefones e redes sociais enquanto você está executando uma tarefa.

student48Agende uma pausa para pensar

Muitas vezes você está tão atolado de tarefas que não tem tempo para estudar e planejar estratégias para melhorar seu negócio. Isso precisa mudar! Por isso, separe um tempo em sua agenda para pensar. Coloque a “pausa para pensar” como uma atividade, e não veja como “perda de tempo”. Isso é importante para que você possa, inclusive, analisar se não há uma outra forma de conduzir os processos, diminuindo suas atividades.

man219Tempo para o cafezinho

Se você está bloqueado em uma tarefa, por mais tempo que fique ali focado nela, não vai conseguir finalizá-la. Ou, pelo menos, não como deveria. Nessas horas, o melhor que você pode fazer é dar uma pausa para esfriar a cabeça. Tome um café, bata um papo com os colegas, leiga algo interessante. Isso pode ajudar a desbloquear sua mente e, quem sabe, encontrar a solução para o que estava prejudicando sua produtividade. “Desligar” por alguns minutos às vezes é a melhor forma de recuperar o foco.

Gostou das dicas? Acha que elas poderão lhe ajudar? Deixe um comentário dando sua opinião sobre o tema e, se tiver outras sugestões sobre como melhorar o gerenciamento do tempo, fique à vontade para incluí-las nos comentários também.

Sucesso!

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