Um dos maiores desafios do setor hoteleiro é evitar que os quartos fiquem vazios nos períodos de baixa de temporada. Para evitar prejuízos nas épocas em que sabidamente o movimento é menor você pode utilizar diversas táticas, e uma das ações mais efetivas nesse sentido é a realização de eventos.

Para apontar os benefícios que os eventos podem trazer para o seu negócio e dar dicas sobre como captar eventos para o seu hotel ou pousada conversamos com Priscila Vieira, especialista em gestão de eventos.

Segundo ela, quando utilizada como ferramenta de marketing, a realização de eventos pode trazer grandes resultados para empresas do segmento hoteleiro. “É certamente uma fonte de receita potencial, quando bem administrada. Há oportunidade de diversificar o negócio e também de aumentar o número de hóspedes em períodos de baixa temporada”, ressalta. O caminho para isso ser possível você descobre lendo este artigo. Acompanhe!

4 benefícios indiretos da realização de eventos para hotéis ou pousadas:

♥ Ferramenta de prospecção de novos clientes corporativos – Por meio do evento, você tem a oportunidade de divulgar sua estrutura e os serviços que você oferece.

♥ Fortalecimento da marca junto ao mercado corporativo – Ao se tornar espaço recorrente de eventos, seu hotel ou pousada se destaca como opção para realização de palestras, congressos, workshops e, é claro, de hospedagem para os participantes.

♥ Relacionamento e fidelização de clientes – Por meio dessa oportunidade, seu estabelecimento pode conquistar novos clientes, que poderão voltar mesmo quando não tiver um evento programado.

♥ Aumento de receita para o hotel ou pousada – Por meio da nova demanda gerada pelos eventos, seu hotel ou pousada acaba lucrando mesmo quando os quartos não estão todos ocupados.

Motivos para apostar em eventos contra sazonalidade

Aqui no Blog da Hotelaria já falamos sobre todas as vantagens de você utilizar os eventos como ferramenta contra os prejuízos causados pela sazonalidade. Clique aqui e confira as informações e dicas deste artigo e saiba como manter suas reservas em alta o ano inteiro.

Passo-a-passo para você conseguir captar eventos para seu hotel ou pousada

Agora que você já conhece todos os benefícios da realização de eventos em seu estabelecimento hoteleiro, está na hora de entender o que você precisa fazer para se tornar um espaço recorrente para eventos. Estas são as dicas de Priscila Vieira para isso:

1) Utilize o potencial da sua estrutura

Para começar, a especialista orienta que você identifique os tipos de eventos que estão alinhados à estrutura existente no seu hotel antes de sair prospectando eventos. E acrescenta: “Lembre-se de que as oportunidades existem tanto para realização de eventos corporativos, como para os sociais ou esportivos”, indica.

2) Mapeie o mercado e se posicione como possível sede de eventos

Depois de analisar a estrutura disponível, é preciso identificar quais segmentos de mercado, tanto regional quanto nacional, estão alinhados ao que seu estabelecimento tem a oferecer. “É interessante apresentar soluções personalizadas de acordo com a estrutura de eventos que o hotel ou pousada disponibiliza. Isso ajuda a valorizar sua empresa perante os possíveis clientes”, avalia Priscila.

3) Invista na comunicação com o mercado

Divulgar o hotel ou pousada como potencial palco para a realização de eventos também é importante para que o mercado conheça sua marca. Nesse sentido, Priscila afirma que é essencial ter uma comunicação integrada entre as áreas de marketing e comercial/vendas para que seja possível desenvolver um planejamento e garantir a execução das ações de captação.

4) Vá atrás de parceiros de negócios

Para ajudá-lo a inserir sua marca no mercado de eventos, seu hotel ou pousada contar com a ajuda de parceiros. “Busque parcerias regionais com associações comercial, instituições de ensino, câmaras de dirigentes e lojistas (CDLs) e empresas especializadas em organização e planejamento de eventos. Eles podem apresentar possíveis interessados em realizar eventos em seu hotel ou pousada”, indica Priscila.

Como desenvolver parceiras 

Em relação a esse último tópico, aliás, a especialista destaca que encontrar o aliado ideal para o perfil do seu hotel ou pousada é muito importante para o sucesso da colaboração entre vocês. “Não esqueça que uma parceria de sucesso deve ter foco no equilíbrio de benefícios e interesses”, salienta. Para deixar a ideia mais clara, ela explica como essa parceria pode ser desenvolvida:

Como funciona: o hotel ou pousada oferece diferenciais e benefícios exclusivos para os associados da entidade parceira e para a própria entidade.

Por exemplo:

→ Para associados: desconto em hospedagem; benefícios para a contratação do local para realização de eventos.

→ Para a entidade parceira: divulgação da marca da entidade nos canais de divulgação do hotel (site, redes sociais, e-mail marketing, etc.); bonificação de uso de salas para reunião dos associados.

→ Contrapartida: o hotel tem acesso ao mailing dos associados para prospecção e oferta de benefícios exclusivos; espaço nos principais canais da entidade parceira para divulgação do hotel (revista, newsletter, site, redes sociais, etc).

Como chamar atenção dos organizadores de eventos

Depois de entender quais eventos seu hotel pode abrigar, qual é o público que precisa atrair e divulgar sua marca, é hora de conquistar de vez os profissionais dessa área para que eles escolham sua empresa como palco de seus eventos.

Nesse sentido, Priscila orienta que é preciso estar atendo às questões que os organizadores observam na hora de escolher um lugar para realizar sua convenção, seu congresso, seu workshop e assim por diante. Para isso, é seu papel listar todas as dúvidas sobre o evento prestes a ser realizado em seu estabelecimento e conversar com os responsáveis por ele para esclarecê-las.

“Para eventos corporativos, por exemplo, os gestores buscam o melhor custo-benefício no tripé capacidade de sala em auditório, serviço de alimentação e bebidas e tarifas diferenciadas para hospedagem dos participantes do evento”, comenta.

A especialista afirma ainda que, como diferencial, o hotel pode oferecer alguns serviços adicionais para os participantes do evento, tais como transfer, concierge e estacionamento.

Por que realizar eventos em hotéis – a visão dos organizadores

De acordo com Priscila, na visão dos organizadores de eventos estas são as principais vantagens de se realizar eventos em hotéis:

• Praticidade tanto para o organizador quanto para o participante.
• Melhor aproveitamento da agenda do evento, quando ele é realizado no mesmo hotel de hospedagem do participante.
• O fato de o evento ter suas atividades concentradas em único lugar proporciona conforto e foco do participante no objetivo do evento.
• Possibilidade de alternar atividades diferenciadas para o momento de descontração dos participantes. Nesse sentido, é possível utilizar as áreas de lazer do hotel – uma atividade esportiva de integração ou um coquetel de encerramento do evento, por exemplo.

Conhecendo a visão de seu cliente, fica muito mais fácil você conseguir tirar proveito dessas questões para destacar a sua marca no mercado. Lembre-se disso!

Erros que podem prejudicar sua estratégia

Para se destacar e conseguir captar mais eventos para o seu hotel ou pousada, Priscila alerta que é preciso evitar os erros listados abaixo:

• Não entregar o que foi contratado, omitindo a capacidade real do hotel, oferecendo serviços adicionais que não funcionam, equipamentos obsoletos e suporte ao evento sem agilidade.
• Não oferecer tarifas atraentes para os participantes do evento, influenciado na logística do participante.
• Não ter estrutura própria de equipamentos de áudio e vídeo disponíveis para o evento.
• Vender uma estrutura para o evento que não esteja alinhada com seu público e comprometer o fluxo dos participantes durante a realização do evento.

Eventos = reservas lotadas o ano inteiro

Por fim, a especialista dá dicas sobre como seu hotel pode aproveitar para aumentar o número de reservas até mesmo depois que o evento termina. 

1) Estimule o participante a voltar

Ofereça um diferencial em tarifas para o participante do evento, ou benefício direto no período que antecede o evento e/ou ao final do evento. Assim, você incentiva a permanência no hotel.

Por exemplo: executivo vai para um evento de capacitação pela sua empresa que acontece na véspera de um feriado. O hotel ou pousada pode oferecer benefícios para hospedagem da família dele – assim eles aproveitam a viagem também.

2) Fortaleça as parcerias

Você pode usar o contato de seus parceiros para incentivá-los a ficar no hotel não somente durante os eventos, mas também em outros períodos. Divulgue a estrutura do hotel para realização de eventos e também hospedagens com benefícios exclusivos para os parceiros.

Por exemplo: associados da instituição parceira ganham desconto e/ou condição exclusiva ao se hospedar no hotel. Pode-se oferecer ainda serviços como café da manhã gratuito ou transfer.

Boas dicas, não é mesmo? Agora é com você! Dê o primeiro passo para se tornar referência na realização de eventos em seu hotel ou pousada e se beneficie desses acontecimentos.

Este artigo foi originalmente publicado na Revista Gazin Atacado especial Hotelaria. Clique aqui e baixe seu exemplar com todas as matérias.

Imagens: Freepik; Flaticon