Tem dias que você mal coloca o pé na loja e já tem uma dúzia de problemas para resolver– seja reclamação de cliente, fornecedor ou funcionário. Como você faz para decidir qual abacaxi descascar primeiro? Existem ferramentas de gestão de qualidade que podem ajudar a definir prioridades, uma delas é a Matriz GUT, já ouviu falar?

Explicamos a seguir do que se trata a matriz GUT e como você pode aplicá-la em sua loja. Acompanhe!

O que é a Matriz GUT

Gravidade, Urgência e Tendência. É a essas palavras que se refere à sigla GUT. A Matriz GUT ajuda a classificar cada tipo de problema e/ou pendência e a deixar mais claro quais situações precisam efetivamente ser resolvidas primeiro. Assim, você consegue identificar o que precisa ser resolvido logo, focando no que é realmente é crucial para o desenvolvimento do seu negócio.

Como classificar os problemas/pendências na Matriz GUT

Para saber como classificar cada situação, é importante entender o conceito de cada item que forma a Matriz GUT. São eles:

• Gravidade: você precisa considerar o impacto que o problema pode causar se não for solucionado. Ou seja, analise se a falta de ação em relação àquela pendência pode gerar perda de clientes ou de dinheiro ou causar algum dano na imagem de seu negócio – quanto maiores os riscos, maior é a gravidade.
• Urgência: envolve a questão de tempo e prazo que você tem para resolver o problema. Por exemplo: a data limite para cumprir alguma legislação, pagamento etc. Neste caso, sempre avalie o prazo limite máximo para lidar com a situação – quanto menos tempo, mais urgente.
• Tendência: avalie como a situação irá evoluir caso o problema não seja resolvido, que consequências poderá ter. Faça uma análise do potencial de crescimento do problema com o passar do tempo – quanto maior for a probabilidade de o problema piorar em pouco tempo, maior é a tendência.

Dentro da análise de gravidade, urgência e tendência, você terá uma escala de 1 a 5 para definir a relevância de cada problema. Sendo:

Na internet, você encontra diversos modelos de planilhas com a matriz GUT que podem ser compradas e outras opções gratuitas.

Geralmente, as planilhas têm a mesma lógica, que segue os seguintes passos:

1. Na primeira coluna você lista todos os problemas que tem para resolver;
2. Na sequência, você cria uma coluna para gravidade, outra para urgência e mais uma para tendência;
3. Adicione ainda uma última coluna para atribuir a prioridade de cada questão (ensinamos este passo a seguir);
4. Por fim, classifique os problemas atribuindo uma nota a cada um deles.

Veja um exemplo:

Como calcular a prioridade dos problemas na Matriz GUT

Depois de preencher a Matriz GUT com a classificação das gravidades, urgências e tendências de cada problema, é hora de calcular a prioridade das questões para saber qual delas precisa ser resolvida primeiro.

Para isso, basta fazer o seguinte cálculo:

Gravidade X Urgência X Tendência = Prioridade

Por exemplo:

Digamos que você esteja decidindo entre dois problemas, com as seguintes gravidades, urgências e tendências:

• Responder as reclamações dos clientes: gravidade 5; urgência 4; tendência 5.

Prioridade = 5 x 4 x 5. Então, a prioridade é 100.

• Negociar prazo de entrega com o fornecedor: gravidade 4; urgência 3; tendência 3.

Prioridade = 4 x 4 x 4. Então, a prioridade é 64.

Motivos para utilizar a Matriz GUT

• Você consegue tomar melhores decisões estratégicas.
• Auxilia na análise de alocação de recursos e de tempo e na prevenção de problemas que podem surgir.
• É fácil de implementar.
• Pode ser utilizada por qualquer empresa e qualquer setor.

Utilize a Matriz GUT com sua equipe e ajude todos a fazerem uma melhor gestão do tempo e da qualidade de atendimento. Comece hoje mesmo a investir nesse método, que vai organizar os processos de sua empresa, trazendo mais eficiência para a resolução de problemas.

Sucesso e boas vendas!

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• Conheça a matriz SWOT e saiba como ela pode ajudar a vender mais
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