Você já teve uma ideia que, na sua cabeça, pareceu incrível, mas aí na hora de tentar colocá-la em prática as coisas começaram a dar errado e o projeto acabou morrendo antes mesmo de “nascer”? Essa é uma situação bem comum e, muitas vezes, acontece por conta da falta do planejamento correto das ações.

Mas existe uma ferramenta de análise que pode ajudá-lo a traçar um plano estratégico bem eficiente para os projetos que você deseja realizar em sua loja e evitar que esse problema volte a se repetir. É a chamada 5W2H. A seguir, revelamos como ela funciona na prática, quais são seus benefícios, e indicamos como e quando você pode usá-la na gestão de sua loja.

O que é a 5W2H

Essa é uma técnica de checklist de ações que precisam ser realizadas. A sigla diz respeito a cada um dos aspectos que precisam ser analisados e planejados no desenvolvimento de um projeto. Sete fases estão contempladas na sigla: cinco que começam com a letra W (em inglês) e duas que começam com a letra H (também em inglês) – daí o nome 5W2H.

• São os seguintes itens:
• What (o quê) – do que se trata o projeto.
• Why (por quê) – qual é o objetivo dele.
• Where (onde) – onde ele vai ser realizado.
• Who (quem) – quem serão os envolvidos nele.
• When (quando) – quais são os prazos de execução.
• How (como) – o que será feito para colocá-lo em prática.
• How much (quanto) – qual será o orçamento.

Ao responder essas sete perguntas, você terá um mapa de necessidades e atividades a serem realizadas para que o projeto que você tem em mente efetivamente se realize.

Por que a 5W2H é útil

Essa ferramenta contribui significativamente para a gestão porque ajuda a deixar todos alinhados. Assim, os envolvidos no projeto sabem exatamente quando, como e por que devem realizar determinadas ações. Dessa forma, há menos dúvidas nos processos e, com isso, mais agilidade e produtividade. Por exemplo: se houver algum problema em uma etapa da execução, todos saberão a quem recorrer, pois está claro quem é responsável pelo quê.

Além disso, quando todos estão alinhados quanto às informações do projeto, os profissionais envolvidos se sentem mais integrados e mais motivados a alcançar o objetivo.

Note que uma das primeiras perguntas a serem respondidas é o “Por que”, pois saber o que se deseja alcançar é uma das informações mais importantes.

–> Já até escrevemos um artigo falando sobre a importância de entender o propósito do que se faz, clique aqui para ler.

Quando a 5W2H pode ser utilizada

Se você analisar bem, vai notar que essa ferramenta serve para qualquer tipo de planejamento. Ao planejar uma viagem ou uma festa, por exemplo, a 5W2H também pode ser útil. Na gestão da sua loja, ela pode ser aplicada em diferentes situações. Alguns exemplos:

• Planejamento de marketing e comunicação
• Planejamento estratégico comercial
• Planejamento de promoções e campanhas
• Processo de contratação de novos funcionários
• Prospecção de clientes
• Criação de um programa de fidelidade
• Treinamento dos colaboradores

Em todos esses processos (e em muitos outros) você vai precisar definir os objetivos, os responsáveis, os prazos e tudo mais que está incluído na 5W2H. Usar essa técnica vai fazer com que o planejamento dos projetos de sua loja seja muito mais detalhado.

→ Você pode fazer o download de um modelo de planilha 5W2H aqui.

Mas você pode também montar sua própria planilha e adaptar de acordo com sua realidade. Pode incluir, por exemplo, um espaço para que seja colocado o status de cada ação ou um espaço para observações importantes do processo.

Você já conhecia essa ferramenta? O que você usa para fazer o planejamento de seus projetos? Deixe um comentário com sua experiência e visão quanto a esse desafio. Assim, saberemos como podemos ajudá-lo ainda mais.

Imagens: Freepik