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5 dicas para aumentar a eficiência do controle de estoque na hotelaria

5 dicas para aumentar a eficiência do controle de estoque na hotelaria

Por Redação Blog Gazin Atacado • 28/05/19

Já falamos aqui no Blog da Hotelaria sobre como superar alguns dos principais desafios da área de Compras em empresas de hospedagem. Neste artigo, vamos dar uma atenção especial a um problema específico que pode fazer toda a diferença para a qualidade e eficiência deste setor e para o desempenho do estabelecimento como um todo: o controle de estoque na hotelaria.

A seguir, aprenda mais sobre a importância do gerenciamento correto do estoque em hotéis e pousadas e entenda como isso pode se refletir no faturamento do negócio e até na satisfação dos hóspedes. Além disso, confira algumas dicas que ajudarão a controlar o estoque do seu estabelecimento de maneira mais eficiente.

Vamos lá!

A importância da gestão de estoque na hotelaria

controle de estoque na hotelaria

Quando se fala de estoque, é importante entender que, acima de tudo, estamos falando de dinheiro. Afinal, mais do que caixas e embalagens, essa área abriga uma parte significativa do investimento do negócio.

Portanto, uma gestão incorreta dessa área pode resultar em problemas como:

– Prejuízos (por conta da expiração da data de validade de certos produtos).
– Falta de produtos para que as operações e os serviços do estabelecimento funcionem de maneira adequada.
– Aumento de extravios e roubos de itens do estoque.
– Excesso de materiais – o que resulta em problemas no fluxo de caixa e até perdas dos produtos não utilizados.
– Vulnerabilidade dos produtos, colocando-os em risco de serem perdidos ou danificados.
– Insatisfação dos clientes (por falta de acesso a insumos e materiais importantes para uma boa experiência durante a estadia).

Ou seja, a ausência de um gerenciamento correto do estoque na hotelaria pode resultar em problemas que se refletirão diretamente no desempenho financeiro do negócio – seja pela perda direta de dinheiro por conta de danos ou extravios de produtos ou pelos prejuízos causados por conta da insatisfação dos clientes.

Quer saber como evitar que isso aconteça em seu hotel ou pousada?

Acompanhe as dicas abaixo. Elas ajudarão gestores e profissionais das áreas de Compras e de Governança a controlarem melhor o estoque na hotelaria. Dessa forma, ficará mais fácil gerir os recursos e prever com mais eficácia as necessidades de reposição.

5 dicas de controle de estoque na hotelaria

1 – Crie um cronograma para realizar inventário do estoque

controle de estoque na hotelaria

Um inventário nada mais é do que a relação de bens e produtos de determinado negócio. No inventário, são apontados os diferentes tipos de itens e suas respectivas quantidades.

Portanto, o inventário do estoque na hotelaria é o processo de averiguar os produtos disponíveis no seu estabelecimento para saber a quantia exata de cada item disponível.

Segundo o Instituto Brasil Logístico, existem três tipos de inventários. São eles:

1) Inventário Rotativo. É um processo de recontagem física e contínua de todo o estoque. Este processo exige que o estoque seja contado em uma frequência pré-determinada (que pode ser, por exemplo, diária, semanal ou mensal), sendo assim organizada em períodos cíclicos que acontecerão de acordo com a demanda de cada negócio.

2) Inventário Periódico. A contagem de um inventário periódico é realizada no final de um período determinado pela empresa. Os objetivos são: atualizar as informações do sistema de estoque, elaborar demonstrativos financeiros e corrigir eventuais falhas humanas.

3) Inventário Geral. Tem como principal objetivo a elaboração de demonstrativos financeiros. Ele não é um requisito legal, porém, é uma exigência dos acionistas e contadores da empresa. Normalmente, a realização do inventário geral exige a interrupção das operações, pois o inventário físico corresponde à contagem de todos os estoques da empresa, validando o físico versus o registrado.

Para realizar o correto controle de estoque na hotelaria, é recomendável que se crie um cronograma para a realização de cada tipo de inventário, determinando a frequência dos inventários rotativos, indicando a realização de inventários periódicos e programando a data do inventário geral.

2 – Organize os itens por categorias

controle de estoque na hotelaria

Outra questão crucial para realizar uma gestão de estoque eficiente na hotelaria é separar os diferentes tipos de produtos em categorias específicas. Afinal, essa organização facilita o acompanhamento da utilização dos itens. O que, por sua vez, contribui para que os profissionais tenham uma noção melhor do que precisa ser comprado ou não.

Você pode separar os itens por áreas – como, por exemplo:

– Cozinha;
– Escritório administrativo;
– Recepção;
– Quartos/amenidades;
– Limpeza;
– Móveis;
– Etc.

E também pode criar subcategorias de acordo com o tipo de produto:

– Alimentos e bebidas para os frigobares;
– Ingredientes para cozinha;
– Papelaria para recepção;
– Papelaria para escritório;
– Mobiliário recepção;
– Mobiliário quarto.
– Etc.

Além disso, como há alguns itens perecíveis, é interessante organizar determinados produtos de acordo com sua validade:

– Expira no próximo mês;
– Expira na próxima semana;
– Válido até o mês de agosto;
– Etc.

Outra dica interessante é criar um mapa do estoque, com a indicação da localização exata de cada categoria. Afinal, essa ordenação vai facilitar muito o inventário do estoque e também o acompanhamento do fluxo de produtos, tornando a gestão dessa área mais eficiente e segura.

3 – Estabeleça uma equipe responsável pela gestão do estoque

time

Ter um profissional ou uma equipe responsável por gerenciar o estoque na hotelaria é fundamental, especialmente porque este é um setor que demanda acompanhamento constante da movimentação de produtos e influencia diretamente as operações em diferentes áreas.

Se várias pessoas realizam esse gerenciamento de forma desalinhada, com informações descentralizadas e falta de comunicação, há grandes chances de ocorrerem problemas como pedidos extras desnecessários ou falta de produtos.

Para evitar que isso aconteça, defina quem serão os responsáveis por controlar entrada e saída de itens no estoque.

Além disso, é importante que esse time tenha um sistema estabelecido para a organização dos produtos (com definição das categorias e o mapeamento dos itens), além de um processo padrão para registrar as movimentações no estoque – seja em planilhas Excel ou em um software de gestão para esse fim.

4 – Analise as demandas sazonais

analise

O mercado de hospedagem passa por momentos de alta e baixa temporada ao longo do ano. Essas variações na demanda influenciam diretamente as necessidades de compras do seu hotel ou pousada.

Por isso, para aumentar a eficiência do controle de estoque na hotelaria, é crucial entender essas oscilações de demandas.

Algumas dicas importantes nesse sentido:

Faça uma avaliação dos anos anteriores e identifique os períodos de baixa e alta temporada;
Leve em conta os eventos relacionados ao ano em questão. Pode ser, por exemplo, que um evento acontecerá em sua cidade na mesma época em que geralmente há um baixo movimento de turistas. Isso, portanto, poderá mudar a demanda desse período, e seu estoque precisará estar preparado para isso.
Comunique-se com a área de Vendas e Marketing para saber se eles estão programando alguma oferta ou promoção sazonal que irá interferir no seu planejamento de compras e utilização do estoque.

Mais dicas para aumentar a eficiência do
controle de estoque na hotelaria

controle de estoque na hotelaria

A seguir, confira as dicas que já publicamos no Blog do Varejo sobre gestão de estoque. Mesmo tratando-se do gerenciamento de estoque no varejo, esses artigos trazem informações que ajudarão a aprimorar o controle de estoque no seu estabelecimento hoteleiro:

Como fazer uma gestão de estoque eficiente
4 dicas para realizar uma gestão de estoque eficiente
Dicas de gestão: Giro de Estoque
Especialista dá dicas para uma gestão de estoque eficiente
Os sete erros na gestão de estoque  

Esperamos que essas informações o ajudem a entender melhor a importância do controle de estoque na hotelaria e também a criar um sistema de gestão mais eficiente para essa área tão crucial para o sucesso do seu negócio.

Se tiver alguma dúvida ou sugestão de tema que poderíamos abordar no Blog da Hotelaria, deixe um comentário com sua pergunta ou indicação.

Sucesso!

Imagens: Freepik; Samuel Zeller/ Unsplash

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