A tecnologia pode ajudar muito na gestão do seu hotel ou pousada. Inclusive, já publicamos aqui no Blog da Hotelaria um artigo com sugestões de ferramentas para automatizar o acompanhamento dos processos do seu estabelecimento – clique aqui e confira. 

Hoje, para ajudá-lo a entender como escolher o melhor sistema de gestão de reservas para o seu negócio, listamos a seguir as funcionalidades que você precisa levar em conta nessa decisão.

Saiba o que avaliar na ferramenta para descobrir se ela realmente irá ajudar a deixar o processo de reserva mais ágil, eficiente e seguro, e tome uma decisão muito melhor para a sua empresa.

Automação da comunicação

A comunicação com seus clientes – seja antes ou depois da hospedagem – é fundamental para que seu negócio fortaleça o relacionamento com os hóspedes e, assim, fidelize seu público. Se o sistema oferece possibilidades de facilitar essa comunicação, com certeza ele merece alguns pontos a mais na sua avaliação.

Perguntas que você deve fazer:

• Posso enviar e-mails a partir do sistema?
• Os e-mails podem ser customizados com a identidade da minha marca?
• Posso programar envios automáticos?
• O software é integrado a outras ferramentas de e-mail e às redes sociais?

Gestão das informações dos clientes

A principal vantagem de o seu hotel ou pousada ter um sistema para gestão de reservas é que você poderá reunir e fazer a gestão das informações dos seus hóspedes – atuais e antigos. Por isso, é fundamental que o sistema ofereça funcionalidades para você gerenciar e utilizar de maneira prática os dados dos clientes.

Perguntas que você deve fazer:

• Consigo editar e extrair informações dos hóspedes de maneira facilitada?
• O sistema permite reprogramar uma reserva?
• Posso obter relatórios com os dados de um cliente específico?
• Consigo acessar e manter um histórico dos clientes antigos?

Facilidade para check-in e check-out

Outra questão importante para que um sistema seja realmente útil para o seu estabelecimento é que ele ofereça ferramentas que deem mais agilidade aos processos de check-in e check-out e que permita que você gerencie essas etapas de maneira estratégica.

Perguntas que você deve fazer:

• Consigo visualizar entradas e saídas de hóspedes de um período específico?
• Posso obter informações relacionadas ao check-in ou check-out de determinado hóspede?
• Tenho a possibilidade de programar uma ação automática no sistema depois que o cliente entrou ou saiu do hotel – enviar um e-mail, por exemplo?

Relatórios de desempenho

A geração de relatórios de forma automatizada é uma das principais tarefas que o seu sistema de gestão de reservas precisa ter. Afinal, essa função dará mais agilidade ao seu trabalho e também fornecerá informações importantes para que você possa melhorar cada vez mais os resultados do seu negócio.

Perguntas que você deve fazer:

• O sistema permite que eu avalie o desempenho do hotel em determinado dia, semana, mês ou ano?
• Quais são as informações geradas no relatório (número de reservas, média de consumo por cliente, cancelamentos etc.)?
• É possível gerar indicadores básicos, tais como ocupação dos quartos, RevPar e média dos preços das diárias?
• A ferramenta faz a análise comparativa de diferentes períodos?
• Eu consigo exportar essas informações para outras mídias externas – e-mail, impresso, pdf etc.?

Mobilidade

Esse é um extra que faz toda a diferença no dia a dia. O fato de você e seus funcionários poderem acessar o sistema de forma remota contribui de maneira significativa para que seja possível corrigir e alterar dados sempre que preciso e também para que você consiga gerenciar de perto o seu negócio, mesmo não estando no hotel.

Perguntas que você deve fazer:

• É possível acessar a ferramenta online, em outro computador que não o do hotel?
• Consigo acessar a ferramenta por meio de dispositivos móveis (smartphone e/ou tablet)?
• Consigo editar informações e programar ações por meio do acesso remoto?
• É possível gerar relatórios mesmo acessando o sistema via dispositivo móvel?

Integração com outros sistemas de reservas

O intuito de ter um sistema de gestão de reservas é dar mais agilidade às tarefas do dia a dia. Então, se mesmo com a ferramenta ainda for preciso incluir todas as informações de forma manual, o objetivo de agilizar o processo não será alcançado, concorda? Por isso, quanto maior for a integração da plataforma com os outros sistemas que seu hotel utiliza, mais adequada ao seu negócio ela será.

Perguntas que você deve fazer:

• A plataforma permite integração com o sistema de reservas do site do hotel?
• Há integração com as reservas feitas por meio de OTAs?
• Existe uma maneira prática de importar as informações que não são integradas automaticamente?

Segurança

Essa é mais que uma funcionalidade importante, é um requisito fundamental para que o sistema de gestão de reservas possa ser escolhido. A segurança do sistema é um item indispensável, pois além de armazenar informações sobre seus clientes, essa plataforma também terá dados estratégicos sobre o seu negócio.   

Perguntas que você deve fazer:

• Há controle de acesso, com indicação das datas e nomes dos usuários que utilizaram o sistema?
• Como os dados dos clientes são armazenados na ferramenta?
• Se algo acontecer com o computador, os dados do sistema serão salvos dentro da ferramenta?

Custos a considerar

Para não ter surpresas depois que fechar o contrato, procure saber ao certo exatamente todos os custos envolvidos no projeto. Entre eles:

• Mensalidade
• Implementação
• Treinamento
• Manutenção

No entanto, na hora de calcular o quanto o sistema vai custar para o seu negócio, você deve enxergar além do preço. É preciso levar em consideração quantas dessas funcionalidades citadas acima a ferramenta possui e qual será o retorno que ela trará para o seu hotel ou pousada em termos de aumento da produtividade e da agilidade dos processos, e, com isso, crescimento nas reservas e da receita.

E aí, preparado para escolher a melhor ferramenta de gestão de reservas para o seu estabelecimento?

Esperamos que esse guia possa ajudá-lo no processo de escolha da melhor ferramenta de gestão de reservas para o seu negócio! Se tiver alguma dúvida, deixe um comentário aqui embaixo. Vamos adorar ajudá-lo nessa importante decisão.

Imagens: Freepik   |   Informações: Little Hotelier